How you must report in case of natural disasters

The natural disasters are the type of coberages whwhen the whole technical and technological abilities of press crews are tested, especially the fact-checking protocols and the precission which the journalists and hosts treat the issue. But maybe one of the biggest challenges during those events is acting with enough serenity to have perspective at the time to report and provide useful data to our audience.

And here it comes the first lesson: the journalistic coverage in time of natural disasters must take as a main purpose to clarify the view of everybody and to be a a processes conduit between authorities and community, not a booster of fear and panic that ends to create chaos.

It is also true that press and media crews  are joined by persons which reactions are influenced by their individual experiences dealing with this kind of events. Then, is it possible to form an accurate response when they break? Theoretically yes, and that implies to work preventively before the disaster, proactively during it, and sustainabily after it happens.

Before the disaster

1. The basics is to see what the conditions of our work space are and how much it is prepared for having any type of disaster. Our work space must not be safe, it must be highly safe for a simple reason: if something happens, the audience will trust we are on the air or online for knowing what to do. Then, request the authorities or reliable specialists to inspect your facilities and guide you how to set them up or improve them for they to response adequately before any event.
2. Learn what type of disasters are frequent in your community or your region. Look for all the information you can, study its nature, and the existent data about how it happened in previous times. In general, the land uses to react the same way like how it reacted years, decades, or centuries ago. So, it is possible to prevent which the potential damages could be and how you are going to react about them in informative terms.
3. Organize and participate actively in simulations summoned by the authorities. Use not only your meddium to release or promote them. Make your medium to turn the disaster-mode and and have an evaluation form for how much prepared your crew is for reaction. Organize internally scheduled and surprise simulations for training your crew and teach it constantly about how to act if it could happen.
4. Order before everything. Your whole crew must know where each thing is when the disaster happens and who are vital during the coverage. So, you guarantee the safety of everybody and the information flow.
5. In the same way, assign responsibilities  those active authomatically when the disaster occurs. So, you will not improvise at the last moment, or you will improvise only if the case urges it.
6. Have all your protocols and evaluations written, and in quick-access documents. Then, your crew can review them constantly, beginning with you. It’s not a bad idea you share them to your audience for educating and enriching the knowledge and the positive attitude, especially.
7. Work out physically and mentally focusing in the moment of a disaster. In one hand you have enough agility and strength for passing through the exigence of covering it, but you also have to neuroprogram for keeping calm and handling a huge breaking information amount, or what to do if there is not enough information. Remember that the ghost doesn’t scares when you are aware of how it is and how it uses to scare.

During the disaster

1. Calm over everything!! It is the time to apply all your plans and protocols, as well as accomplishing the assigned responsibilities during the simulations.
2. Strictly only if it’s safe, go into the studio or the newsroom and have in touch to your audience. The first message you have to launch is a call for tranquility, open your lines for receiving the information and questions those will begin to break.
3. Unless your source be highly reliable, doubt of the first fact you receive and cross-check it right before releasing it. In case of disaster, the certainty is above the scoop or the exclusive.
4. Your breaking coverage has not to be limited in providing facts. This is the time you must give orientation, advising your audience what it must do. Now you are their leader, so your reliability and knowledge are useful for everybody.
5. Go to the official source. Every government assigns an office to release the exactfact, or the official one at least. Distrust the data from others, don’t share them neither, especially if they seem incredible. In fact, many use to be hallucinations or panic expressions.
6. Hold free phone lines at you medium, those don’t be known by the public, for you to guarantee inmediate information with your crew or sources. Ever have your cellphone with full battery because it is going to be pretty useful during the emergency. If you are a ham, know the emergency frequencies where verified information is shareduseful for you and for your audience (some countries have emergency frequencies in AM, FM and even SW).

After the disaster

1. Against your bosses could claim you, don’t monopolize the statements of the authorities. Despite, they should have press conferences where the whole media have access, so the most quantity of possible public knows what happened, how to act. What you can demand from your authorities, indeed, is their briefings have a known periodicity (the ideal should be each six hours at least) in order to serve all your time targets.
2. Help from the medium with the damages report. Don’t struck it with wrong data or fake news. That means you cross-check even the facts from some authorities who are not official spokespersons, and give them to you for having exposure to the public.
3. Collaborate with other local or abroad media. During a disaster, the information is not the property of anybody, but a right the people have to take better decisions.
4. Educate about the post-thraumatic stress syndrome (PTSS) and use the medium for the people to detect it and look for urgent professional help. An audience with this condition trends to believe easily in fake news, not on your verified fact although it is buzzing on their face. Identify this condition in yourself and treat it with Clinic Psychology. If a person ouside the media prones to response with panic, a PRSS-diagnosed journalist or host is dangerous three times: misinforms, breaks fear, causes more damage.
5. Plan future coverages for analyzing the response of everybody in case the disaster happens again. Keepn intelligently the issue in the best interest of your audience.

Let’s share more tips? Let’s use the comments box for a dialogue, or we also can do it on my Twitter account.

Cómo debes informar en caso de desastres naturales

Los desastres naturales son el tipo de coberturas donde se pone a prueba todas las capacidades técnicas y tecnológicas de los equipos de prensa, en especial el uso de protocolos de verificación de datos y la precisión con que los y las profesionales traten el tema. Pero quizás uno de los mayores retos durante estos momentos es actuar con la serenidad suficiente para tener perspectiva a la hora de informar y proporcionar datos útiles a nuestra audiencia.

Y aquí viene la primera lección: la cobertura periodística en tiempo de desastres naturales debe tener como propósito principal aclarar el panorama de todo el mundo y ser un facilitador de procesos entre autoridades y comunidad, no un propulsor del miedo y el pánico que terminan creando caos.

También es cierto que los equipos de prensa y de los medios de comunicación son personas, cuyas reacciones están influídas en base a sus experiencias individuales lidiando con este tipo de eventos. Entonces, ¿es posible formar respuestas acertadas cuando se presenten? En teoría, sí, y eso implica trabajar preventivamente antes del desastre, proactivamente durante el mismo y sostenidamente tras su ocurrencia.

Antes del desastre.

1. Lo basico es ver cuáles son las condiciones de nuestro espacio de trabajo y cuán preparado está para soportar cualquier tipo de desastre. Nuestro espacio de trabajo no debe ser seguro; debe ser altísimamente seguro por una simple razón: si algo pasa, la audiencia esperará que estemos al aire o en línea para saber qué hacer. Por lo tanto, pide que las autoridades o especialistas confiables inspeccionen tus instalaciones y te indiquen cómo adecuarlas o mejorarlas para que respondan adecuadamente ante cualquier evento.
2. Aprende qué tipo de desastres son usuales en tu comunidad o tu región. Busca toda la información que puedas, estudia su naturaleza y los datos existentes sobre cómo sucedió en ocasiones anteriores. Por lo general, el terreno suele comportarse de la misma forma como se comportó años, décadas o siglos atrás; en consecuencia, se puede prever cuáles serían los daños potenciales y cómo vas a reaccionar ante ellos en términos informativos.
3. Organiza y participa activamente de los simulacros convocados por las autoridades. No solo usa tu medio para difundirlos o promoverlos; haz que tu medio se ponga en ‘modo desastre’ y ten una ficha de evaluación sobre cuán preparado está tu equipo para reaccionar. Internamente organicen simulacros programados e inopinados para entrenar a tu equipo, y capacítalo constantemente sobre cómo actuar si llegara a pasar.
4. Orden ante todo. Todo tu equipo debe saber dónde está cada cosa cuando el desastre ocurra y quiénes son vitales durante la cobertura. De ese modo garantizas la seguridad de todas las personas y el flujo de información.
5. Por lo mismo, asigna responsabilidades que se activen automáticamente cuando el desastre ocurra. De este modo, no estarán improvisando a última hora, o improvisarán solo si el caso lo amerita.
6. Ten todos tus protocolos y evaluaciones por escrito y en documentos de fácil acceso. Así tu equipo puede repasarlos constantemente, comenzando por ti. No es mala idea que los compartas con tu audiencia para educar y enriquecer el conocimiento, y especialmente la actitud positiva.
7. Prepárate física y mentalmente enfocándote en el momento de un desastre. Por un lado debes tener la agilidad y fortaleza suficiente para soportar la exigencia de cubrirlo, pero también tienes que neuroprogramarte para conservar la calma y manejar grandes flujos de información que van a surgir, o qué hacer si no hay información suficiente. Recuerda que el fantasma no asusta cuando sabes cómo es y cómo suele asustar.

Durante el desastre

1. ¡Calma por encima de todas las cosas!es el momento de aplicar todos tus planes y protocolos, así como de cumplir con las responsabilidades que se asignaron durante los simulacros.
2. Si y solo si es seguro, entra al estudio o la sala de redacción y ponte en contacto con tu audiencia. El primer mensaje que debes lanzar es llamar a la tranquilidad, y abrir tus líneas para recibir la información e inquietudes que comenzarán a surgir.
3. Salvo que tu fuente sea altamente confiable, duda del primer dato que te envían y contrástalo debidamente antes de publicarlo. En caso de desastre, la certeza está por encima de la primicia o la exclusiva.
4. Tu cobertura urgente no solo debe limitarse a dar datos; éste es el momento en que debes dar orientación, aconsejar a tu audiencia qué debe hacer: ahora eres su líder o lideresa, así que tu seguridad y conocimiento son de utilidad para todo el mundo.
5. Acude a la fuente oficial: todo gobierno asigna a una oficina la difusión del dato exacto, o al menos oficial. No confíes en datos de terceros ni los compartas, especialmente si parecen alucinantes. De hecho, muchos suelen ser alucinaciones o expresiones de pánico.
6. Mantén líneas telefónicas libres de tu medio y que no sean conocidas por el público para que garantices información inmediata con tu equipo o fuentes. Siempre ten tu celular con la batería cargada pues va a serte de mucha ayuda durante la emergencia. Si eres radioaficionado, conoce las frecuencias de emergencia donde se comparte información verificada que pueda servirte y servir a tu audiencia (algunos países tienen frecuencias de emergencia en Am, FM y hasta OC).

Después del desastre

1. Contra lo que tus jefes podrían pedirte, no acapares las declaraciones de las autoridades. En todo caso éstas deberían organizar conferencias de prensa en las que todos los medios tengan acceso de tal modo que la mayor cantidad posible de público sepa qué pasó y sepa cómo actuar. Lo que sí puedes exigir a las autoridades es que sus informes tengan una periodicidad conocida (lo ideal sería cada seis horas cuando menos) de tal modo que cubres todos tus segmentos horarios.
2. Ayuda desde el medio con la evaluación de daños, no la entorpezcas con datos inexactos o noticias falsas. Eso incluye que sometas a verificación de datos incluso lo que ciertas autoridades que no son portavoces oficiales te dan como hecho con tal de tener exposición al público.
3. Colabora con otros medios locales o fuera de tu mercado. Durante un desastre, la información no es propiedad de nadie, es un derecho que tiene la gente para tomar mejores decisiones.
4. Edúcate sobre el síndrome de estrés postraumático y usa el medio para que la gente lo identifique y busque ayuda profesional urgente. Una audiencia con esta condición tiende a creer fácilmente en las noticias falsas y no en tu dato verificado aunque le esté zumbando en la nariz. Detecta esta condición en ti mismo o misma y trátala con Psicología Clínica. Si una persona fuera del medio es proclive a responder con pánico, un informador o una informadora con el mismo diagnóstico es triplemente peligroso: desinforma, genera temor, causa más daños.
5. Planifica coberturas futuras que analicen la respuesta de todo el mundo en caso el desastre ocurra de nuevo. Mantén inteligentemente el asunto en el mejor interés de tu audiencia.

 ¿Compartimos más consejos? Usemos la caja de comentarios para dialogar, o también podemos hacerlo en mi cuenta de Twitter.

We gotta visit Malingas right now!

During 2019 summer, Malingas Town’s Mayor Jesús María García Varillas saw how the season rains increased dangerously the load of San Francisco Creek. Malingas is located in the southeastern portion of Tambogrande District, Piura Region.

The solution that García thought was to record a video for sending to the Whatsapp account of Lima-based RPP Noticias network. Then, she requested help to the men who were there seeing how the flow  grew each minute up. Who were around her belief she was losing the sense of the reality, until one took her seriously. He recorded the video, sent it to the network… and the impossible became fact: one day later, the then anchorwoman Josefina Townsend contacted her for interviewing her live. If the video became a national trend on social media, the coverage she got to hold her as a top story for two weeks, provocating the reaction of the Peru’s President Martín Vizcarra himself, who arrived to Malingas and promised to build a bridge over San Francisco Creek for 2020.

But, the mayor thinks it is necessary to step beyond ahead. Learned about the work FACTORTIERRA.NET did in 2009-2011for putting the community on the map, she contacted Fernando Carrasco (her contender in the last municipal election) and requested him for information. Eventually, Fernando contacted me and arranged a meeting between the mayor and me, what happened on May 23^rd and basically consists in activating a García’s idea called “Creating the Malingas Brand”, one of her campaign promises.

The mayor’s idea matches so much with the Malingas Initiative, what granted FACTORTIERRA.NET the 2011 Environmental Citizenship National Award to the Best Media Campaign, given by the Peru's Ministry of Environment and Peru’s Catholic University. So, what comes up next is integrating efforts and seeing how to update what our initiative was and launching it in a most ambitious direction with the Malingas Town Municipality, that joins 20 villages.

In the beginning, the mayor and I have talked about anchoring on rural tourism plus a strong media campaign. But, we have stil to validate it with the rest of the community, so her office is going to call it for a meeting-workshop when we will learn the new communitarian map and see what we can do priority or what doesn’t.

García and I are very enthusiastic about the idea and we are going to pull itfor becoming it real. Obviously, we will keep you informed. Please, leave me any question on the comments box or my Twitter account.

The photo of this post was taken by Francesco Navarrete.

¡Tenemos que visitar Malingas ahora mismo!

Durante el verano de 2019, Jesús María García Varillas, alcaldesa del Centro Poblado Malingas, vio cómo las lluvias de estación incrementaban peligrosamente el caudal de la quebrada de San Francisco. Malingas está localizada en la porción sureste del distrito de Tambogrande, departamento de Piura.

La solución que García pensó fue grabar un video para enviarlo al Whatsapp de la cadena RPP Noticias; entonces, pidió ayuda a los hombres que estaban allí viendo cómo la corriente crecía a cada minuto. Quienes la rodeaban creyeron que la alcaldesa estaba perdiendo el sentido de la realidad hasta que uno se lo tomó en serio. Grabó el video, lo envió a la cadena… y lo imposible se hizo hecho: al día siguiente, la entonces presentadora Josefina Townsend la contactó para entrevistarla en vivo. Si el video había sido tendencia nacional en las redes sociales, la cobertura que recibió la mantuvo como historia destacada por dos semanas provocando la reacción del mismo presidente del Perú, Martín Vizcarra, quien llegó hasta Malingas y prometió la construcción de un puente sobre la quebrada de San Francisco para 2020.

Pero, la alcaldesa cree que es necesario dar un paso mas allá. Enterada del trabajo que hizo FACTORTIERRA.NET entre 2009 y 2011 para poner a la comunidad en el mapa, contactó a Fernando Carrasco (uno de sus contrincantes al sillón municipal) y le pidió información. Eventualmente, Fernando me contactó y arregló una reunión entre la alcaldesa y yo, la que se concretó el 23 de mayo, y básicamente consiste en activar una idea de García llamada “Creando la Marca Malingas”, una de sus promesas de campaña.

La idea de la alcaldesa tiene muchos puntos de contacto con la Iniciativa Malingas por la que FACTORTIERRA.NET recibió el Premio Nacional Ciudadanía Ambiental 2011 a la Mejor Campaña en Medios de Comunicación, otorgado por el Ministerio del Ambiente y la Pontificia Universidad Católica del Perú. Así que, lo que viene a continuación es integrar esfuerzos y ver cómo actualizar lo que fue nuestra iniciativa y lanzarla en una dirección mucho más ambiciosa junto con la Municipalidad del Centro Poblado de Malingas, que agrupa a 20 localidades.

En principio, la alcaldesa y yo hemos hablado de anclarnos en el turismo rural más una campaña fuerte en medios de comunicación; pero, todavía tenemos que validarlo junto con el resto de la comunidad. Así que su despacho va a convocarla para una reunión-taller donde conozcamos el nuevo mapa comunitario y veamos qué puede hacerse prioridad o qué no.

García y yo estamos entusiasmados por la idea y vamos a ponerle ganas para convertirla en realidad. Obviamente, les mantendremos informados e informadas. Cualquier pregunta, me dejan su comentario a continuación o en mi cuenta de Twitter.

La foto de esta entrada fue tomada por Francesco Navarrete.

Disparando directamente a tu cerebro y a tu corazón

La primera vez que tuve que dar una conferencia fue el 22 de noviembre de 2012, aquí en la ciudad de Sullana, y por pura casualidad. Los organizadores de un evento provincial me habían pedido recomendaciones para ponentes dentro de un congreso juvenil sobre participación ciudadana, y yo sugerí dos o tres nombres (que sí llegaron a ser incluidos); pero, a Carlos Palacios, el productor del evento, no le convenció la persona que le había indicado para el tema que me había planteado, así que un día, a cuatro semanas del congreso, me llamó y me dijo: "Doctor, hemos decidido que ese tema lo des tú".

Yo me quedé frío. Aunque anteriormente había dado exposiciones o ponencias en eventos de corte más académico o ciudadano muy especializado, lo que Carlos me estaba planteando era hablar ante unos y unas 300 jóvenes y adolescentes. De inmediato entendí que no se podía organizar la típica preparación de un tema y su posterior exposición, toda vez que estaba programado para casi el mediodía.

Para quienes no conocen la ciudad de Sullana, entenderán que al estar en la latitud 4 grados sur, tenemos un clima semitropical, así que lo que nunca escasea en estas tierras es el calor. Y si una sola persona a partir de las once de la mañana ya está comenzando a resoplar, imagínense a 300 al borde de las doce del mediodía. Entonces, tienes que ser un poco empático (ponerte en el lugar del otro o la otra) y preparar lo que vas a decir y hacer de tal forma que primero distraiga a la gente de las condiciones climáticas, segundo que concentre su atención en lo que buscas transmitir, y tercero que les deje algo útil para su existencia. Menudo reto.

Jamás había hablado a 300 personas y desde un escenario; quizás a medio ciento en un taller, lo que es relativamente manejable porque solo das una indicación y la gente hace el resto. Pero aquí es diferente; no puedes ser tan personalizado. Tras pensarlo varios días, llamé a Carlos y le dije que más que una ponencia quería contar una historia. Ambos somos periodistas y lo que mejor sabemos hacer es precisamente éso; pero al productor la idea no lo terminaba de convencer. Le dije que lo dejara en mis manos, que confiara, que haría mi mejor esfuerzo porque salga bien.

Confieso que también sentía temor de fracasar, pero la innovación surge cuando lo establecido sale de su zona cómoda, así que me puse a investigar cuál sería el mejor método para que la ponencia cumpliera con esos tres objetivos. No encontré nada convincente, y estaba comenzando a darle la razón a Carlos hasta que por alguna razón cayó en mi poder el documental "An Inconvenient Truth" (una verdad incómoda, en español), basada en las conferencias sobre los impactos del cambio climático, que ofreció Al Gore, el ex vicepresidente de los Estados Unidos y por la que ganó un Premio Óscar en 2007. Aunque el centro de la exposición era el calentamiento global, lo que Gore hizo fue toda una puesta en escena que combinaba contenidos, diapositivas, animaciones y hasta clips de series populares de televisión. Cada elemento aparecía en un orden lógico, como respondiendo a un guion. Y allí se me encendió el bombillo.

Ese manejo del tiempo (timing) ya lo había visto antes en los monólogos del presentador mexicano Ádal Ramones, así que entré a YouTube y me puse a estudiar sus puestas en escena. Lo comparé con Gore y mis conclusiones fueron las siguientes:

1. Nunca te salgas del tema central.
2. Cuida mucho tu lenguaje corporal y la forma cómo articulas tu voz, además de cómo apareces a cuadro.
3. Usa referencias que sean cotidianas.

A continuación, me senté a escribir mi ensayo sobre el que luego construí un guion. Una cosa es el pensamiento escrito, pero otra cosa es el lenguaje oral. Quienes conocemos la comunicación social lo sabemos de sobra cuando estudiamos Redacción y Lenguaje Audiovisual; pero aquí había otro componente para lo que jamás había recibido entrenamiento alguno: interactuar con una pieza de 45 a 60 minutos y sin tener otro medio de comunicación con el público excepto el aire mismo. Quiero decir, que no estabas en un estudio de televisión, menos en una cabina de radio, y encima tenías que actuar en vivo, cuando sabes que no puedes cortar y retomar: te vas de corrido, y si te equivocas, tienes que improvisar sin salirte de línea. Sí, casi arte dramático.

Las dos semanas previas a la presentación me la pasé ensayando dos horas seguidas todas las mañanas y estudiando el libreto cada que podía. Entiendan, era mi primera vez en público, y especialmente con público adolescente y juvenil, que es uno de los más exigentes. si lo subestimas, fracasas; si les tienes miedo, fracasas. Por un lado tienes que ganarte su respeto para que te respeten, pero por otro, tienes que ganarte su atención; entonces, ponerte a armar un esquema de concepto y ejemplos no iba a funcionar porque es el mismo esquema que siguen en el colegio o la universidad. Por lo tanto, sacarlos de un ambiente en el que están obligados y obligadas a atender para someterles a más de lo mismo no iba a funcionar de ninguna manera. Soy comunicador, así que informo, entretengo y genero opinión. éso traté de imprimirlo al material, por éso creía que lo más honesto era contar una historia, y no cualquier historia, sino algo real, que me había pasado, en la que podía navegar a mis anchas porque la viví, más aún si había permitido que haya preguntas del público.

El 22 en cuestión, me levanté temprano, hice algo de gimnasia para relajarme y me alisté para cuando llegaran a recogerme y asistir a mi llamado. Y aquí vino el siguiente detalle: el vestuario. Necesitaba algo que me conecte con mi audiencia, pero también en lo que me sintiera cómodo; y por ser la primera vez, algo que me permitiera disimular el miedo escénico. Recuerdo que elegí una camiseta gruesa, unos jeans que me diera mucha movilidad en las piernas y unas zapatillas como las que uso para explorar en el campo porque mi historia se trataba de cómo ganamos el Premio Nacional Ciudadanía Ambiental 2011 a la Mejor Campaña de Comunicación poniendo en el mapa a la comunidad piurana de Malingas y sin contar con un enorme presupuesto.

Tanta planificación tuvo un resultado mejor de lo esperado, considerando que mi participación no se produjo minutos antes de mediodía sino casi a la una de la tarde. Logramos ponerlo todo en escena y las preguntas y participaciones de los chicos y las chicas fueron numerosas.

Como resultado, me volvieron a invitar a los dos congresos sucesivos en 2013 y 2014;

Pero Sullana no fue el único sitio donde di conferencias: estrené una en Tumán, Lambayeque, ante estudiantes del colegio Túpac Amaru, a inicios de 2013 (que volví a poner en escena para el colegio Santa Úrsula de Sullana, a fines de 2015 y el Centro Binacional de Capacitación en Mallares, Sullana, a mediados de 2016), y logramos integrar varias ponencias para un taller en la ciudad de Sullana durante el verano de 2013, y no olvidaré mis participaciones en la ciudad de Piura, la primera vez para el Consejo Nacional de Juventudes en 2014 y en 2016 para el Encuentro Nacional Universitario sobre Medio Ambiente. También me invitaron a capacitar a periodistas sobre redacción en Chota, Cajamarca, a mediados de 2016. en ttodos los casos, la metodología que seguí fue exactamente la misma, ¡y funcionó!

Si me preguntas qué te puedo aconsejar si quieres montar tu charla, exposición o conferencia, creo que jamás debes olvidar:

1. Hablar de lo que sabes, lo que dominas. Aunque la tentación te gane, nunca aceptes hablar de las cosas que ignoras.
2. Cuida todos los aspectos técnicos de tu presentación, desde lo que se va a ver hasta lo que se va a escuchar, y familiarízate con tu escenario para que sepas cómo reaccionar.
3. OK. sí. Transmite lo que tienes que decir, pero también rétate a motivar a tu público, despierta sus emociones, rompe su monotonía. Lo que suena diferente y ameno, se aprende mucho mejor.

Si deseas más consejos o deseas que te entrene personalmente para tu próxima presentación en público, me avisas directamente escribiendo a factortierra@gmail.com o a mi cuenta de Twitter. Por supuesto, podemos dialogar usando la función de Comentarios aquí en el blog.